Urgente o importante? Come non farsi travolgere dagli eventi

Vi è mai capitato di correre, correre e non avere il tempo di alzare la testa e capire dov'è che state andando? A noi succede proprio in queste settimane e ieri ci siamo decise ad alzare gli occhi dalla tastiera per guardarci in faccia e, finalmente, domandarcelo.

In generale, siamo prese dalle urgenze: in questo periodo stiamo lavorando molto e abbiamo una (serrata) tabella di marcia da rispettare per consegnare entro i tempi stabiliti. Durante la giornata lavorativa dobbiamo poi incastrare anche altre urgenze: la telefonata che non si può più rimandare, tutte le email a cui bisogna rispondere, appuntamenti di lavoro, preventivi, note di pagamento e molto altro. E fin qui si tratta di urgenze importanti (quadrato 1): non possiamo rimandare troppo la risposta alle email, saltare tutti gli appuntamenti e smettere di inviare preventivi, perché ne va del nostro lavoro. Esiste però un'altro tipo di urgenze più insidiose sulla quale possiamo intervenire, le urgenze non importanti  (quadrato 3): l'addetto del call center che vuole venderci una nuova meravigliosa offerta, l'irrinunciabile commissione che ci sembra di dover sbrigare per forza entro oggi e simili.

Quello che ci manca quando siamo prese dalle urgenze è il tempo per fare progetti, studiare, decidere e portare avanti una strategia per il futuro, dedicarci alle (altre) nostre passioni. Tutte cose importanti per noi sia a livello personale, sia dal punto di vista professionale, ma non urgenti  (quadrato 2).

Per fortuna c'è chi ha già riflettuto sulla questione: pare che sia stato addirittura Eisenhower a inventare un metodo per affrontare questo genere di problemi, sostenendo che "ciò che è importante è di rado urgente e ciò che è urgente è di rado importante". Poi il suo metodo è stato portato alla celebrità da Stephen Covey, ideatore dello schema che vedete qui sopra (e autore di Le 7 regole per avere successo)  e che trovate commentato sui siti Coachtive e Pratika e sul bel blog Borborigmi. Per gli amanti dell'informatica, poi, esiste anche un software che permette di organizzare gli impegni in base al quadrato di Covey, Priority Matrix.

Premesso che il tempo è limitato e che spesso il mondo esterno ci chiede di agire con urgenza, quello che possiamo fare (e non è poco) è decidere quanto le azioni che ci vengono sollecitate siano importanti e valutare di conseguenza la necessità di intervenire, invece di buttarci a testa bassa nella mischia.

Si tratta quindi di stabilire a priori che cosa è importante per noi, poi tagliare le attività non importanti (ad esempio navigare senza scopo in rete, passare ore su Facebook, trascorrere mezz'ora al cellulare con il famoso addetto del call center e cose del genere; insomma, le attività dei quadrati 3 e 4). Così potremo recuperare un po' del tempo che stiamo perdendo e dedicarlo alle cose importanti.

E se anche questo non basta? Forse allora ci stiamo facendo carico di troppe cose e le soluzioni possibili sono due: delegare oppure decidere di rimandare qualcuno dei nostri impegni.
Un ottimo sistema che abbiamo trovato è quello consigliato da Mark McGuinness in questo post (in inglese): è davvero di grande aiuto!

Se l'argomento ti interessa, ti segnaliamo anche questo post su come lavorare concentrati evitando le interruzioni e queste slide sulla gestione del tempo e degli obiettivi.
L'immagine di Rorybowman è tratta da questa pagina di Wikipedia.